會議就到這邊結束，謝謝大家。
大家早，今天早上的時間，會用時間軸的方式跟大家簡單介紹一下協作會議準備過程，這邊有一個realtimeboard連結，我直接點開，協作會議的準備有分三個部分，今天會就這三個部分讓大家模擬。
第一個部分是，協作會議在確定要做什麼議題時會有部會的準備期；第二個是，部會準備期結束之後會開會前會；第三個是協作會議；第四個是協作會議之後的處理。
準備期就是包含部會自己的準備及會前會，這個部分我從最前面開始說，國發會或者是PO會在每一個月的一開始時，列出可能需要處理的議題。接著，就會發開會通知，邀請大家來參加月會。
發開會通知的同時，還沒有來參加會議的時候，部會就會內部蒐集資料，因為國發會提出來的題目，會讓部會有一些時間準備來月會說明目前部會的一些立場及處理的狀態。
不好意思，這邊沒有寫到月會。
成立案子之後，部會就會開始電話詢問與訪談，跟業務單位瞭解這一個議題的狀態，也會訪談利害關係人，目前主要是提案人，其他利害關係人主要是PDIS這邊，我跟雨蒼會支援其他利害關係人的訪談，為什麼要訪談利害關係人？下一個階段的基本需要具備核心能力的介紹，會再具體說明為何要訪談利害關係人，以及為何要向他們索取資料。
接著就會開主責部會自己內部的共識會。在這個時間也會進行議題分析表的填寫。PO會跟部會自己本身的督導、長官確認這個議題的空間，主辦也會簽辦期程與公告公文。接下來是確認參與協作的人。中間會陸續填議題分析表，到這個時候是最後，在還沒有開會前會之前，最後再統整一次部會內部的議題分析表。
部會也會同時準備書面資料及簡報，所以會有議題分析表及簡報帶到會前會來處理。我收到部會給的議題分析表時，會把議題分析表同時再做成心智圖，因此會前會的時候，會確認議題分析表、心智圖及部會簡報，這個大概是協作會議之前會準備事情的細部流程。
接下來是協作會議當天9點會讓大家報到，接著協作會議開場，通常是由致翔開場，要說明這個會議會怎麼開，還有現場的一些狀況。
接著會由我作議程的簡介，也會讓與會者自我介紹，讓大家認識彼此。
我也會說明一下流程及工具的使用，接著讓提案人簡報，讓他說明一下這個案子的訴求，其實他在這時講的東西，比較不會有當初提案時的一些認知錯誤，為什麼呢？因為主責部會在聯繫提案人時，會同時釐清認知上的偏誤，因此在現場簡報時，就會講他真正比較在意的問題，不是事實或者是有誤解的部分，就不會在這時提出。主要是讓不同的利害關係人更瞭解當初提案的內容是什麼，接下來會讓主辦部會簡報。這兩件事是在協作會議開始的時候，讓大家資訊對齊、瞭解到提案人的想法，也瞭解部會的方向與想法。
接下來，確認事實及釐清爭點會邀請不同的利害關係人，補充還沒被提出的問題，有時其他的團體，或者是專家學者沒有事先提出簡報需求，他們會在確認事實及釐清爭點時，再補充他們的想法，因此在這幾個階段都是讓大家可以作資訊對齊及澄清的狀況。資訊對齊跟澄清的方式，我們是用心智圖的方式來盤點，這樣的方式比較可以快速調整每一個發言間的關係，讓議題的脈絡更清楚。
補充一些新資訊之後，我們也同時導正及對焦，對焦完之後我們就會開始收斂，收斂問題跟產生挑戰，其實就是把問題再收斂到可以發散解法的階段。通常做到這邊的時候，我們就會進入午餐時間。
午餐結束之後，會由唐鳳收sli.do線上的意見，如果那些意見很適合放到心智圖裡面，就是有明確的問題及建議，我們就會同步把這一些意見放到心智圖，因此心智圖是做資訊歸納大的pool。
收完線上意見，因為我們之前在午餐前就有收斂問題了，因此會就收斂的問題去作分組討論，分組討論就會產出一些初步可行的概念，而這些概念可能是很具體的，有些可能是很模糊的，不管是具體或者是模糊，都是帶給部會一些靈感啟發的元素。
分組討論完之後會有小組成果分享，去了解這兩組在討論時產出什麼樣的可能方案。
成果分享之後，會由致翔或者是唐鳳告知後續會如何處理這個問題。而這樣子協作會議就開完了，開完之後通常後續會處理什麼事？Wendy的逐字稿會出來，因此就會有會議紀錄，另外一個會議紀錄是把討論這一些便利貼的內容數位化。
接著，部會就會針對這一些紀錄去分工，就是針對協作會議產出的內容。後續會在月會說明進度，如果有需求的話，也會製作政策履歷。接著就是納入既有的政策規劃行程，後續是檢視我們的作業流程並滾動改善它，這大概是目前盤點到整個協作會議從在準備時一直到協作會議後的時間軸。
大家可以看到這張圖，這個其實非常龐大，下面還有很多不同的接觸點，在這一個階段做這一件事的人是誰，然後再看在後台做這一件事的人是誰、我們該如何做這一件事，還有在做這個階段時有什麼樣的問題，我們可以如何解決。
因此，這個表單是供PDIS內部盤點作業細節用，我們在一年後開始慢慢檢討協作會議的每個流程，也就是到底那個階段是誰做的，前、後有什麼問題及那個問題可以如何解決，可以用這樣的方式去盤點，但今天的時間比較沒有這麼充裕，因此沒有時間跟大家詳說。
我們後續會再有課程及聚會，會針對這個部分再蒐集大家的意見，或者我們也有PO 串門子的時間，可以讓大家在每個階段提出更好的意見。目前連結裡面已經有我們目前收到的一些問題及解法，針對協作會議的流程本身問題跟解法，大家如果有興趣的話，連結都可以看得到。
所以跟大家說明完流程之後，下一個階段的時間是我們要說明基本技能，而基本技能有分三個部分，基本技能就分為資料蒐集、資料分類及資料統整，這三個部分先跟大家說明一下。
基本技能一的部分，也就是資料蒐集的部分，除了透過訪談蒐集一手資料外，還有一般資料的蒐集，如議題相關的法規、新聞、學術產業報告、有無開過專家學者會議紀錄、內部討論會議紀錄、內部原本宣導資料、社群透過PTT、「Join」或FB發表意見的蒐集。
其實並不是看到什麼就記錄下來，而是挑一些重點，也就是真的會影響到討論內容的蒐集。這個部分部會同仁非常有經驗，就不會特別介紹。特別介紹的是訪談技巧，因為部會面臨跟提案人確認提案訴求的時候，有時會遇到一些困難，因此我們特別在資料蒐集的部分針對訪談技巧來說明，請雨蒼說明這個部分。
謝謝雨蒼講解訪談技巧。
剛剛講資料如何蒐集，現在講資料應該如何分類。資料分類的方式有很多種，我們嘗試用比較簡單、比較好學習的方式有以下這兩種，一個是ORID焦點討論法，一個是KJ法，剛剛雨蒼有稍微介紹了什麼是ORID法，我這邊會比較著重ORID如何運用到協作會議，去分類參與者講的話及提供的資訊。
ORID跟KJ法層次上的差別是，ORID在使用時機會在比較前面，KJ會在比較後面，因為ORID基本上是讓大家把事實、感受、想法、決定分開出來，我們開協作會議不會馬上有決定，我們只有階段性的產出，因此決定的部分我們就不討論。所以，其實是用在這個實體討論的方式，但我們就把它轉換應用在文書的資料分類。
為什麼我們要用ORID？因為有時我們在開會的時候，有些參與者會講很長一串，會很難抓他講的重點，到底在那一長串的話裡面有哪一些是我們真的知道的問題，有一些是可以參考可能性的方案？又因為有時會混在一起講，一閃神的時候，就會突然忘記那個人講什麼，一場會開下來要聽這麼多不同的人提出的問題及解法，就會覺得非常複雜，因此用ORID的方式其實是內化的腦內的運作方式，不會像在議題分析表，要讓大家去分顏色，那其實是一個過度的階段，當很熟練ORID的時候，就不用分顏色寫下來。
我們常常要吸收的資料範圍實在太廣，也太複雜，資訊太過量，因此我們需要ORID焦點討論法來幫我們分類，哪一些資料是一定要吸收進來的，哪一些資料是可以不用的。
有時資訊不同，感受也不知道怎麼來，那個想法就會變成意識形態。什麼意思？剛剛雨蒼有講到「感受」，有時政委會說：「謝謝你的感受，我們聽到了，但是我們不會針對你的感受去作回應。」這個是非常初期時，如果要快速截取到有用資料會用的方式，但是並不是所有的情況都適合，就是說「我尊重你」，然後就帶過，特別是在訪談提案人的時候，我們剛聽到感受的時候，其實是要往前推為什麼會有這個感受，背後是不是有一些「事實」在支持這個感受，我們更需要紀錄這些「事實」並納入考量。
如果可以問得到造成感受的「原因」，而這個原因是一個「事實」，這個感受就會被歸在「事實」裡面，用那個事實取代感受陳述，這個是我們快速過濾出有效資訊方式。
再來，需要討論不清楚的問題跟達成共識，這個其實跟前面一樣，都是非常複雜的狀況，我們要怎麼樣快速地截取資訊，內化分類之後又可以去作回應。
所以剛剛看到這幾個事實、感受及想法，如果應用在協作會議的話，就會是希望所有的人去分享手上的經驗及資訊，分享過來的時候，並不是所有的資訊都接收，還要確認他講的事情是不是事實，如果他講所有的東西都接受的話，就變成要處理的資訊非常多。
這個其實不只應用在文本的狀況，像我們在看「Join」平台的時候，是看文本的資訊，但是訪談的時候是溝通，這樣的方式是訪談跟看文本都可以運用到的。
第一個是確認事實，再來感受的話，讓大家表達，有時真的要讓大家有發揮、傳達感受的機會，才不會在會議裡面去翻桌，或者是覺得為何政府沒有聽他的聲音，重點是如何把感受導回事實。
因此只是讓我們看到這個資訊的差別，只要一有感受，我們就趕快去確認事實是什麼，資訊就可以快速截取。
正式協作會議早上時段，是用來讓大家確認事實及感受，沒有要處理想法，但有沒有發現大家一直在早上的時候提出說希望可以怎麼樣，這個時候資訊就會變得很混亂，因為有時提出想法的時候，大家自己都會有很模糊的事實、感受及認知，在那樣的認知下，還沒有跟大家分享完全就提出一個想法，我們不知道為何這個想法會出現，到底是要對應到哪一個事實、解決什麼問題，這時就會變得很混亂。
因此這個是早上為何先不談想法的原因，因為我們想要先確認，這個事實有時是包含不爭的事實，有時是包含問題本身，那個問題本身才是我們要處理的事，如果是不爭的事實，我們就當參考資料。
所以早上是處理事實，然後處理是事實的問題，雖然大家還是會在早上就提想法，但是我們也不會說：「不好意思，這一位先生，你提的想法，不是我們這一個階段要討論的。」這樣太理性、太不尊重人的感受，因此我們通常還是會寫成便利貼記下來，寫便利貼就會用綠色的方式記，因此還是可以快速分辨，因為這邊會有一長串的文字，另外一邊也會有很多的文字，我們就用快速的方式來分類資料，然後幫助後續去快速回應。
所以這邊操作上是這樣子，下面這三點是目的，因此第一點是對應到第一點「目的」。為何要確認事實？如果不是事實的話，討論就會架在歪掉的路上，一直談都沒有用。
接著是導正，讓大家揭露自己感受，但是感受是依據在有真正發生什麼事上，才會有這一個感受，我們不是隨便收感受，而是把感受收回事實，如果他的感受不是真正的事實，我們就要馬上去釐清。
如果他的感受背後有不爭的事實在後面支持，而造成他有這個感受，我們就要趕快把這個事實記下來。
第三個想法是聚焦，當事實跟感受都已經收得差不多的時候，我們就可以讓大家來給想法，我們就會把這一些想法蒐集起來，當作決策的參考。
舉一個實際的例子，這個是之前我們其中一場協作會議處理文化部金紙與香的議題，就挑其中一段提案人的文本出來作分析，原文是「機器製作的廉價香品會造成空氣污染，政府著手鼓勵傳統製香文化，才是基本解決問題的方式」，我們就把事實、感受及想法挑出來。
事實就是「機器製作廉價香品會有空氣污染」，我們要看這一句是不是事實，看起來很像是事實，但是不確定是不是，所以我們要針對這一件事去找出有沒有佐證，因為很明顯這一件事是他很在意的事，但是這一些很在意的事，如果我們直接收下來的話，如果不是事實，其實後續很難處理，因為是基於不是事實的問題在處理，因此這一件事就要確認。
這個事實可能是有沒有相關的研究報告有指出廉價的香品有什麼元素，提案人自己有帶一些論文，也就是看這一些裡面有什麼元素，因此會造成空氣污染，但是不是機器做的，就不會有，但我們也不能因為有這樣的佐證出來，就說沒有，因為畢竟這個是一份研究報告，因此背後還有很多各種不同角度的掙扎。
因此昨天講需要多元觀點的原因是，可以幫助我們細緻地處理議題。
他的感受是這個商品會造成空氣污染，因為我們不確定這一件事是不是事實，所以就會先歸在感受，因為他會覺得這一件事會造成空氣污染，因此如果有事實佐證的話，就變成是事實了，但如果沒有的話，他就是感受了，我們也須定義到什麼程度稱為空氣污染，讓感受的陳述更精準。
他的想法是，希望政府可以鼓勵傳統製香文化，才是基本解決問題的方法，這一個想法是建立在他覺得傳統的製成的香不會造成空氣污染，因此他希望有這個解法。
