比較大筆的支出,其實應該都是出在這一些部分。
但是臺灣,我覺得不含交通成本,兩天的活動要大家付到2、3,000元已經很拼了。
但是因為這個論壇基本上也不太可能charge到這麼高的門票,我覺得我們內部討論,不管交通跟住宿怎麼包。
我們想說對於預算的架構要到什麼程度,要有一定的把握才可以開始邀約講者。
贊助方案嗎?
以往的論壇都有跟以立國際服務合作,他們有一個公司,也有社團法人,所以我們以往要申請一些補助的時候,他們以往都是共同主辦,所以都會透過跟他們合作的方式去申請,所以算是一個共同主辦的NGO。
我們過去五屆論壇,形式都滿不一樣的,所以其實比較難用單一論壇去判斷預算的範圍,因為擺攤,辦幾場是完全不一樣的,所以過去五屆辦過四個場地,各有優點,但其實我們自己覺得辦論壇來說,最好的場地是決定一半的關鍵,因為我們過去大部分的限制都是在場地,我們要決定場地之後才有辦法想要做這一件事。
比如一開始是中油國光廳、新北市政府,只有一大廳,前三年基本上很難做到像SEWF,有很多場次,台大體育館也是一大廳,當時想嘗試自己架舞臺的感覺,後來記取教訓。三創是最近我們想像的有好幾廳,不用自己架設備,又可以互相交流,還可以擺攤。
所以其實我覺得好的場地並不是非常好找,尤其是要比較活潑一點的,如果辦在市貿這一種的,會比較制式,花博是要全部自己搭舞臺,而且花博的干擾很嚴重,這邊在講,那邊在擺攤什麼的,因為我們前幾年都有合作的單位,但是他們覺得花博不好辦。
原則上我們希望每一年都有一千人,所以其實類似的場地滿難找的,所以場地我覺得會影響很多的關鍵,能使用的場地有多少,就會影響怎麼安排議程,這個第一個。
第二,過去的形式是從傳統的演講一路進展到也會做工作坊跟擺攤,效果都滿好的,只是成本會跟著增加,我覺得大眾是喜歡不要一直聽講,這也是從我們過去的回饋一直修正。
過去其實差不多都將近一千人,甚至有到一千四百人、一千五百人,其實就看場地。我們之前是自籌經費,講者的邀約來說,沒有辦法來自很多國外的講者,第一屆是大中華、第二屆是亞洲,第三屆是東北亞跟歐洲,第四屆是最多外國人的,我們自己能支付的是四個外國人的費用,下面的成本結構,其實就是看場地跟講者,如果今天講者如果要像SEWF那麼多外國講者,成本會提高非常多。
籌備時間就是給大家參考,其實我們在四、五週年論壇之前都沒有全職負責的人,只有Michael兼著在做,我們第一屆全部都是志工,那時還沒有成立公司,所以抱著一種玩樂的心情,第一屆就是這樣。
我覺得辦論壇,其實只要場地、講者、預算等,大概四、五個月之前確定好,剩下的行政細節都可以慢慢弄,所以其實我們內部在籌備上,像二、三週年都是在過年後,所以我們幾乎10月就會確定講者是誰了。因為之前的論壇,一大廳的人就很好處理,全部的人都在這邊,之前的論壇並沒有花非常多的時間籌備,是一直到五週年論壇會有一百個講者,每一個都要一個個通知,所以才會掛上全職的人力,其實也不只四個月,大概有五個月,因為是一百個講者,也就是四個場地,加上擺攤,如果是一大廳的話,其實是滿容易的,但如果是跨廳的,就要想到人流這一些的,所以五週年論壇對我們來講是比較新的嘗試。
我們之前辦一天,五週年是辦兩天,五週年是馬拉松式的,所以刻意把一些精彩議程放在第一天,有一些放在第二天。
其實場地跟講者,佔了支出最大,也是變動最高的支出,像第一週年論壇的時候,我忘記那時候其實也很貴,那時候就要2、30萬,後來辦在新北市政府比較便宜,但就比較制式。
台大體育館其實一切都很free,但光是場地,我們就比像之前新北市這一些多花了將近100萬,因為是整個體育館要建起來,三創其實場地費非常貴,但後來有跟產發局合作,所以比較便宜,主要就是這兩個變動。
我們自己覺得最有把握的是開發講者,可能因為過去的累積,還有我們的育成計畫是取得英國社會企業育成計畫UnLtd授權,在他們的全球網絡之下,我們幾乎是認識每一個國家在做像社企流的組織,所以其實邀請講者來說,對他們來講只要時間可以,就幾乎都會來。
對,我們幾乎都可以約得到,像荷蘭有失智村的人,他開的講費是一週的工作所得,我們完全負擔不起,大概是2、30萬之類的。不含機票,但那時我們就負擔不起。
我們之前邀一個是做電力足球的,就是用電力足球去協助其他國家的小朋友,那也是非常有名,邀他的時候,就說本來要坐商務艙,他的助理要坐豪華經濟艙,如果費用不是問題的話,邀講者就有把握。
最難找的是場地,其實過年後是一個很好的時候,以前都不這樣覺得。
大概是過年後三至六週,這個時候是大家最不會辦活動的時候,就會覺得籌備卡到過年之類的,但像現在十月份就是非常不好的時候,因為大家都卡在這個時候。
場地也很不好找,當時有考慮華山、松菸,產發局有建議,但是其實一年半前都被預定走,變成我們沒有辦法連動的狀況下,不可能讓論壇擺攤在很遠的地方,演講又在這邊,所以其實暑假檔是非常競爭。
再來是講者非常容易休假,五週年不能來的都是出國渡假,所以具體來說,我們之前有辦過2月初、4月中、3月中都有,每一年都不一樣,抓過年後的三週,其實現在就要確定場地、講者,也就是大致的都要確定。
會有一點趕。
現在才啟動太趕,場地也借不到。
每一年都是在第一季,後來配合育成計畫的發表,所以是在7月,以前是辦2至4月間。
明年比較特別的地方是,一方面雖然沒有特別設定,但也覺得2至4月太趕了,跟著前一年的期程。
現在也有企業在找我們合作,他們希望如果要做一些合作的話,大概是在6月或者是8月,因為他們自己7月有事,所以希望避開,我們也還沒有決定要怎麼樣,但是2至4月是非常趕,以現在來說。
8月開展有一點……
我們還沒有特別決定是什麼時候。
沒有,場地是第一件事。場地、議程及講者,是這樣的順序。
原因是?
我們再想一下,這個也是今天會議週年最需要確認的。
如果跟政府要做這麼緊密合作的話,這會是一個售票或者是非售票的活動?
因為在非售票在非台北的地方非常難推,當時說可以拉到台中辦,宜蘭傳藝也說可以辦,但我們不敢去,對參加民眾來說,這個是雞生蛋、蛋生雞的問題,雖然都一直有外縣市的邀約,但一直不敢做這樣的嘗試,因為覺得太大膽了。
講者及本身的行政成本也會增加很多,這個也是一點。
對。
我覺得臺灣民眾參加這一種知識型的,而不是理財型的活動,我覺得有一定的上限。
差不多1,500元,一天大概是1,000元至1,500元。
我不確定,我要想一下,因為真的不知道(笑),我們從第一年到現在差不多票價是這個價位,也就是絕不砍價。
其他縣市是成本會增加,以前我們的考量是成本增加,但是收入也要增加,我們過去去中南部辦活動,反應很差,連免費的活動,都沒有人要來。
就可以想說怎麼做,然後才有議程,也才有辦法邀講者。
地域幾乎全球都有,英國當然最多,因為我們跟英國連結最深,現在的大社會資本執行長以前是UnLtd執行長,所以跟他滿好的,也一直有想說可以邀請他來。
因為UnLtd的關係,我們之前認識了幾乎全球的……因為UnLtd有五六十個會員國,像是Alex Hannant也是,他們是澳洲負責做UnLtd的國家,以地域來說,幾乎是全球,除了非洲比較少以外。
這個ok,我們認識非常多東南亞的人。
所以講者來說,都要早一點約,通常十個裡有一個會開出一些特殊的價碼。
其實場地出來之後,預算就出來了,場地決定很多事,議程出來差不多就可以決定了,有多少外國人、翻譯,也就是比較大眾的費用抓一抓就差不多,我們通常都會先假設每一個講者的旅資費高於實際的花費,因為你也不知道他會怎麼花,如果這個講者不來,我們就邀下一個備案,假設我們之前預定要邀五個國際的人,我們就會邀到五個國際的人,這個不來,就邀下一個。
沒有特別覺得要怎麼樣(笑),一方面是辦兩天一夜很累,但是兩天一夜可以做比較多的變化,對我們來說沒有要辦一天或者是兩天,我們就看場地跟議程。
所以我們沒有特別覺得一定要怎麼樣。